Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten nach Art. 13, 14 DSGVO

2. Zweck der Datenerhebung & Speicherdauer

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des vorvertraglichen Austauschs, zur Vertragsanbahnung im Rahmen von Vergabeverfahren und Beschaffungsvorgängen u.a. zu folgenden Zwecken:

• Zur Kommunikation und Korrespondenz, z.B. per E-Mail oder Telefon, im Zusammenhang mit Markterkundungen, Vertragsverhandlungen, Angebotserstellungen, unverbindlichen Erstkontakten etc.
• Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie z.B. zur Prüfung der Identität und der für die Vertragserfüllung notwendigen Eignung (beispielsweise besondere Qualifikationen oder Erfahrungen der zur Vertragserfüllung eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter).
• Zur Dokumentation von Vergabeverfahren, Beschaffungsvorgängen, Verhandlungen und Verträgen
• Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (z. B. im Rahmen des Leistungsabrufs oder des Zahlungsverkehrs).
• Zur Verfolgung sonstiger kommunikations- bzw. auftragsrelevanter Zwecke

Die genauen Details zu Hintergründen und Erfordernissen können Sie auch dem jeweiligen Kontext Ihrer Kommunikation entnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis der o.g. Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Nach dem Ablauf der Frist zur Speicherung der Daten (anhand der jeweils geltenden Regelungen und/oder Prozessen) werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

3. Kategorien von personenbezogenen Daten

Die im Rahmen des vorvertraglichen Austauschs erhobenen personenbezogenen Daten können u.a. folgende Kategorien umfassen:

• Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Identifikations- und Eignungsdaten (Geburtsdatum, Lebensläufe / Werdegang von Mitarbeitenden
• Finanzdaten (Bankverbindung, Bonitätsinformationen)
• Kommunikationsdaten (Korrespondenz, Verlauf von Vergabeverfahren, Beschaffungsvorgängen, Verhandlungen und Vereinbarungen)

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Kommunikation erfolgt auf Basis einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Die Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person, Art. 6 Abs.1 lit.b) DSGVO
• Die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs.1 lit.c) DSGVO
• Die Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder Dritten nach Art. 6 Abs.1 lit.f) DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht dabei regelmäßig im reibungslosen Ablauf der Kommunikation.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des vorvertraglichen Austauschs an Dritte weitergeben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Externe Dienstleister, die uns bei der Vertragsabwicklung unterstützen (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater)
• Behörden und Regulierungsstellen zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Geschäftspartner und Lieferanten zur Durchführung von Vertragsverhandlungen
• Den ursprünglichen Auftraggeber, sofern es sich bei diesem um einen Dritten handelt

6. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des vorvertraglichen Austauschs vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl zu schützen.

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie bestimmte Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorvertraglichen Austauschs, einschließlich:

• Das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten
• Das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Das Recht auf Löschung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit
• Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten anzugeben. Allerdings sind manche Tätigkeiten ohne die Angaben personenbezogener Daten sachlich schlicht unmöglich. Wenn Sie diese Verarbeitungen wünschen, müssen Sie Ihre Daten entsprechend bereitstellen.